Junior Community Coordinator | W17 Telfair

Chez ENL Property Limited

Le Coordinateur Junior de Communauté chez Workshop17 joue un rôle central dans les opérations de notre équipe et constitue le point de contact principal pour nos membres. Ce rôle garantit que les besoins en matière d’événements et de communauté de nos membres sont satisfaits dans des espaces de travail inspirants, où les professionnels et entrepreneurs peuvent s’épanouir et se sentir chez eux, tout en faisant partie d’une communauté diversifiée. Le Coordinateur veille à offrir à chaque client une expérience chaleureuse, accueillante, authentique et efficace lors de sa visite chez Workshop17. Il ou elle anticipe naturellement les besoins des membres de l’équipe Workshop17 et les aide à rester concentrés sur leurs projets en résolvant les problèmes administratifs avant ou dès qu’ils surviennent.

Responsabilités liées à l’accueil

  • Agir en tant qu’ambassadeur de la marque, en promouvant les valeurs et la mission de W17 au sein de la communauté.
  • Établir et entretenir des relations solides avec les membres.
  • Soutenir l’équipe en participant à des événements communautaires en dehors des heures de travail ou les week-ends.

Interaction et engagement avec les membres, avantages et récompenses

  • Engager activement avec les membres de la communauté en répondant aux commentaires, questions et retours.
  • Initier et participer à des discussions pour favoriser un sentiment d’appartenance et encourager les collaborations croisées.
  • Recueillir les retours des membres afin d’identifier leurs besoins et préférences via des check-ins réguliers et des formulaires de retour.
  • Gérer, mettre à jour et maintenir la plateforme des avantages membres de W17 pour garantir des informations précises et actualisées.
  • Reconnaître et récompenser les membres actifs et précieux en restant attentif à leurs contributions et en partageant les mises à jour importantes.

Tâches administratives

  • Effectuer des vérifications matinales quotidiennes pour s’assurer que toutes les zones communautaires sont présentables et prêtes pour les membres, et signaler les problèmes au Responsable de l’emplacement (LM).
  • Organiser des sessions d’accueil pour les nouveaux membres, y compris la préparation de badges nominatifs et de kits de bienvenue contenant tous les matériaux nécessaires.
  • Gérer le groupe WhatsApp des membres en ajoutant de nouveaux membres, en retirant les anciens, et en partageant des mises à jour importantes sur la communauté et les événements.
  • Aider les membres et l’équipe à réserver des salles de réunion, en veillant à leur disponibilité et leur commodité.
  • Préparer et organiser les salles de réunion, fournir une assistance avec les équipements pour assurer un bon déroulement.
  • Préparer des propositions et contrats, classer les documents sur la plateforme désignée, et effectuer le suivi des renouvellements de contrats à la demande du LM.
  • Émettre des factures pour les dépôts et les abonnements, effectuer le suivi des paiements et aider aux remboursements des dépôts, selon les demandes du LM.
  • Traiter les paiements par carte, clôturer les transactions des terminaux de carte en fin de journée, enregistrer les paiements dans un fichier Excel et envoyer les données au service Comptabilité chaque semaine.
  • Gérer l’administration et la logistique des parkings pour les membres en coordination avec le service de gestion des parkings.
  • Assister dans la gestion des stocks pour les événements et les besoins communautaires (batteries, marqueurs pour tableaux blancs, produits de nettoyage, consommables, etc.).

Qualifications et Competences:

  • Diplôme ou licence en Administration des affaires, Gestion du tourisme et de l’hôtellerie, Gestion d’événements ou tout domaine connexe.
  • Une année d’expérience dans le domaine du coworking, de l’hôtellerie, du service client ou de l’événementiel.
  • Capacité à gérer plusieurs demandes, à travailler efficacement dans un environnement dynamique et à répondre aux besoins et problèmes des membres.
  • Une attitude positive, énergique, mature et professionnelle.
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement rapide.
  • Attention aux détails.
  • Capacité à travailler sous pression et avec une diversité de personnalités.
  • Excellentes compétences en communication en français et en anglais, à l’écrit comme à l’oral.
  • Capacité à naviguer dans divers systèmes en ligne.
  • Permis de conduire valide et voiture personnelle.

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Date limite: 23 février 2025

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